PTB Pharma

Le cahier, le tableur, et ce qui leur échappe

Beaucoup d'officines tiennent leur stock sur un cahier et leur caisse de tête. Cela fonctionne tant que la même personne est là tous les jours. Le jour où elle s'absente, où l'écriture devient illisible, ou simplement où il faut savoir ce qu'il reste d'un produit sans descendre au dépôt, le système s'arrête.

Le tableur ne règle qu'une partie du problème. Il tient les quantités mais pas les lots, donc pas les dates de péremption ; il ne connaît pas la vente au moment où elle se fait ; et il vit sur un seul ordinateur, ce qui interdit à deux personnes de travailler en même temps.

PTB Pharma reprend ces gestes tels qu'ils se font au comptoir — servir, encaisser, entrer la marchandise, payer un fournisseur — et les écrit au fur et à mesure. Aucune saisie de fin de journée : ce qui est fait est enregistré au moment où c'est fait.

Le lot et la date, pas seulement la boîte

Un médicament n'est pas une quantité, c'est un lot avec une date. Deux boîtes du même produit reçues à six mois d'écart ne valent pas la même chose : l'une doit partir avant l'autre. Le stock est donc tenu par lot, chacun avec sa péremption et son prix d'achat.

À la vente, le logiciel propose d'abord le lot dont la date est la plus proche. C'est la règle du premier périmé, premier sorti, et elle s'applique sans que le vendeur ait à y penser — c'est précisément parce qu'il n'y pense pas qu'on trouve des périmés au fond du rayon.

Les alertes de péremption arrivent pendant que la marchandise vaut encore quelque chose, pas le jour où elle est perdue. Les alertes de rupture, elles, se déclenchent au seuil que vous fixez pour chaque produit. Le code-barres se scanne au comptoir pour retrouver l'article sans le chercher.

Pourquoi la caisse continue quand le courant tombe

PTB Pharma ne consulte pas un serveur pour vendre. La base est sur l'appareil — sur la tablette ou sur le PC — et l'application y lit et y écrit directement. Il n'y a pas d'attente réseau dans le geste de vendre, parce qu'il n'y a pas de réseau dans le geste de vendre.

Une coupure d'ENEO, un délestage, une panne de fournisseur d'accès ne changent donc rien au fonctionnement du comptoir. Sur tablette, l'officine tient la nuit entière sur batterie ; au matin, chaque vente est là, à sa date et à son heure, avec son auteur.

C'est aussi ce qui rend le produit utilisable dans une pharmacie de garde ou un dépôt sans connexion fiable, là où un logiciel qui exige internet à chaque écran devient inutilisable la première fois qu'il en manque.

Deux postes, un seul journal

Une officine à deux postes — un au comptoir, un au bureau — pose une question que les logiciels connectés résolvent par le serveur : qui a raison quand les deux ont travaillé ? Sans serveur, la réponse doit venir d'ailleurs.

Chaque poste tient un journal de ce qui s'est passé chez lui : cette vente, cette réception, cette dépense, chacune avec son horodatage. Se synchroniser, c'est échanger ce que l'autre n'a pas encore vu, puis rejouer l'ensemble. Aucun des deux n'écrase l'autre — les deux histoires se rejoignent en une seule.

Trois chemins mènent au même résultat, selon ce dont vous disposez. Deux tablettes appairées se parlent directement en Bluetooth, sans internet ni routeur. Une clé USB transporte un fichier d'un poste à l'autre quand il n'y a ni l'un ni l'autre. Et si l'officine a une connexion, la synchronisation passe par le cloud sans que personne ait à y penser. Réimporter deux fois le même échange ne produit rien : l'opération est sans effet la seconde fois.

De la commande fournisseur à la facture

La commande se prépare en brouillon, puis s'envoie. À la livraison, la réception se saisit ligne à ligne : pour chaque produit, la quantité réellement reçue, le lot, la date de péremption et le prix d'achat. Ce qui manque se voit tout de suite, au lieu d'apparaître trois semaines plus tard dans un écart de stock inexpliqué.

Quand la facture du fournisseur arrive, elle se saisit et se compare à ce qui a été reçu. Les lignes qui ne concordent pas sont mises en évidence, et le stock ne peut pas être validé tant que l'écart n'a pas été justifié — la justification est conservée avec son auteur. C'est le point où l'argent s'échappe le plus discrètement dans une officine, et c'est le seul endroit du logiciel qui refuse d'avancer sans explication.

Les dépenses telles qu'elles se présentent ici

Le bilan ne sert à rien si les dépenses n'y entrent pas. Les catégories proposées sont celles d'une officine camerounaise : le loyer, ENEO, Camwater, le carburant du groupe électrogène, la CNPS, la patente, l'Ordre des Pharmaciens, les frais Mobile Money, HYSACAM. Une catégorie qui manque s'écrit librement et rejoint la liste.

En face, le bilan donne les totaux du jour, du mois ou de l'année, la répartition des dépenses par poste et les dix produits les plus vendus. Tout est en francs CFA, et tout se lit sans passer par un comptable pour savoir si le mois a été bon.

Qui a fait quoi

Chaque personne qui travaille sur le poste a son propre mot de passe. Ouvrir une session de vente, c'est se nommer : la vente, la réception, la remise, l'ajustement de stock portent le nom de celui qui les a faits. La vérification du mot de passe se fait sur l'appareil, donc hors ligne comme le reste.

Les droits se règlent personne par personne, à partir de cinq rôles — administrateur, vendeur, caissier, magasinier, trésorerie — que l'on ajuste ensuite au cas par cas. Un vendeur peut servir sans voir le chiffre d'affaires ; un magasinier peut recevoir la marchandise sans toucher au catalogue.